老闆說「今天由你來寫會議記錄喔！」每次被指派要寫會議紀錄，就覺得壓力好大！有沒有什麼方法，可以讓會議紀錄不再是令人頭痛的差事呢？下面就要來聊聊為什麼要寫會議紀錄，會議紀錄的功用，以及如何更有效率的完成它。

 

什麼是會議紀錄

「什麼是會議記錄？」在維基百科的定義是將會議過程的對話和決定用書寫方式記錄下來。無論在學校、政府、公司，都可以採取這種方法，讓溝通更有效率。

有趣的是，meeting minutes的拉丁字根中，minutia是指「小筆記」，照這個邏輯，也可以理解會議記錄就是會議的所有細節或簡短摘要。

為什麼要做會議記錄

首先筆者分享一個專門談生產力的頻道講如何高效會議記錄影片：

 

 

綜合很多高手所說，會議記錄目的不外乎在於：

記錄重要議題的決策：召開會議，通常是為了討論公司的重要議題，即使是例行性的會議，也會討論許多必須眾人共同決定的事情。既然是聚集了大家，花費了寶貴的時間所進行的會議，那麼當然要把討論結果記錄下來。留下了正確的會議紀錄，也才不會因為記憶遺忘，而在日後對工作內容或決策產生紛爭。

 

為了讓沒參加的同事也能掌握公司資訊：有時候一個議題雖然牽涉許多相關人員或單位，但是因為時間空間的限制，可能無法把每一位都聚集在一起開會。此時，若留下詳實的會議紀錄，就可以讓所有相關人員知道該會議的討論結果。這樣可以讓沒有參與會議的人也有參與感，在執行任務時，可以協助他了解狀況。

 

改善與回顧：有了會議記錄，公司內部人員可以隨時回去查詢相關資料，能夠掌握某個專案或議題當時的進度。可以據此作出相關的改善措施以及制定今後的目標。除此之外，即使經過了較久的時間，當相關人員想要回顧過去的資料時，例如「兩年前那個專案是怎麼進行的？結論有是什麼呢？」此時，只要有正確的會議紀錄，就可以不受時間限制，快速參考前輩留下的各項經驗，對公司而言是寶貴的資產。

 

基本會議記錄格式

會議基本資料

 

召開會議記錄的基本資料包括：會議名稱、會議日期、會議地點、主持人以及有哪些參與人員⋯⋯等最基本的資料。參與人員若有缺席，或差派代理人，也要詳實記錄下來。

 

討論議題和過程內容

 

會議紀錄中，最重要的莫過於該會議討論的各項主要議題(Agenda)，以及眾人對於此議題的重要意見。此部分需記住的是，切勿逐字抄寫或過分冗長，以免後來閱讀的人花費太多時間卻仍抓不到重點。要將內容整理成條列式，簡單明暸，易於掌握重點。

 

重要決定和行動計畫

 

會議紀錄的另一項重點，就是整合參與人員對於議題的討論結果，和後續為議題的行動計畫。此部分需記住的是，切勿逐字抄寫或過分冗長，以免後來閱讀的人花費太多時間卻仍抓不到重點。最好是能將內容整理成條列式(如圖：小編整理的行動項目)，簡單明暸，易於掌握重點。

 

會議結束後，別忘了寫下各項議題討論後的結果，包括是否已經有定案，或是仍需進一步的討論。除此之外，別忘了記錄下次預定開會的時間，以及是否有預定討論的主題，以便之後參與或交接的人可以繼續跟進。

 
 

三招教您高效率完成會議紀錄

事前掌握會議目的和重點

 

為了更從容的做好會議紀錄，可以在會議開始之前，事先做一些功課。例如這個會議是例行會議嗎？還是有為什麼特別的理由而舉辦的。如果是為了討論特定議題而舉辦的，可以事先問問同事，打聽一些消息。若公司沒有公定的議程(Agenda)可以事先做一個仿照議程的Outline，做起會議紀錄就可以更從容，也就能更得心應手了。

 

參考會議紀錄模板

 

坊間有許多教人整理會議紀錄的模板，網路上也有不少模板可以下載。如果您是在外商公司上班，網路上也有英文和日文的會議紀錄模板。可以依據您所參與的會議類型，挑選適合的模板來使用。如果可以的話，別忘了將它依據自己公司內部的特性或偏好稍作修改，就可以成為您自己公司的專屬模板了。

 

一鍵搞定，善用錄音筆、語音轉文字工具

開會時，若是同時有多人在講話，難免會覺得有些混亂。不僅要忙著聽同事說話，又要趕快將內容記錄下來，真怕會漏掉什麼重要訊息。 此時不妨可以善用一些不錯的錄音筆工具。

 

現在已經有品質非常好的錄音筆，不但可以錄下會議內容，還有很強大的功能--語音轉文字，就是可以幾秒內把錄音內容轉成文字檔。這樣一來，會議記錄者就無須一字一句聽寫，省下許多時間與精力。此外，有些錄音筆甚至可以幫您把不同人聲的內容區分開來記錄呢。有了這樣好用的工具，您就可以更迅速又精確的完成會議紀錄了。

 

 

 

 

會議記錄範本

範本1

筆者最常用的會議紀錄格式，基本採取上面的原則「基本資料」->「議程」->「Summary」->「行動」，最著重在行動，也讓下次會議好追蹤進度。

 

範本2

參考Microsoft經典版型的會議記錄，原則也是以追蹤進度為主。

Microsoft微軟經典範本下載

當知道會議紀錄的核心要點，以及哪些資訊是重要的，就可以靈活運用打造出屬於自己的高效會議紀錄模板。

 

作者Marcus Lieu，曾在美國蘋果任職5年專案經理，目前在知名外商擔任業務開發與Business development。喜歡遠距高效率工作，閒暇之餘喜歡寫作、騎自行車和發呆。