會議結束後，有時候想要快速將會議摘要用電子郵件寄給所有參與人。會議摘要必須快、狠、準，但是上班也有其他許多工作待辦，如何才能快速在當天將會議摘要轉寄給所有人呢？會議摘要必備的內容又有哪些？以下就是我們為您整理的一些小技巧。
什麼是郵件會議摘要
會議摘要(meeting recap)是將會議的議題內容、決策和後續行動等重點項目，條列寫成摘要的形式，且在會議後用電子郵件發送給所有相關人士。那麼它和會議紀錄有什麼不同呢？會議紀錄通常會寫得較為完整，有較詳細的對話內容，且花更久時間後才整理完成，會以doc檔案存放於資料夾或列印歸檔。但是會議摘要則是傾向於簡單條列會議的重點，比較沒有很正式的書寫形式，但是希望能盡快於會議後寄給所有相關人士。所以會議摘要算是會議後的快速重點整理，且用電子郵件寄給相關人士。
寫郵件會議摘要需要注意的事項
那麼，寫郵件會議摘要需要注意哪些要點呢：
1.條列出會議重要內容
因為會議摘要是要在短時間完成，而且最好能讓閱讀的人一目瞭然，所以會建議使用條列方式，簡單扼要地列出會議的參與人士、會議議題和決策事項等等內容。
2. 應該要寫多長？
通常會議摘要的長度，會依據參與人數的不同，而有所影響。因為比較多人參與，就會有較多人發言，因此需要紀錄的重點也會變多。
3. 添附上相關參考文件
如果這場會議有相關的參考文件，但是因為內容過多無法寫進會議摘要時，可以把它添附成附加文件。如果這是與客戶的會議，那麼可以附加銷售提案或是報價表，如果是公司內部的專案會議，那麼也可以在信件底部提供此專案的檔案連結，方便公司同事再次回顧這專案的詳細內容。
4. 快速完成與寄出
因為會議摘要精簡扼要，所以最好能在短時間完成，快速寄給相關人士。通常會議摘要 在會議結束後就會完成，且用電子郵件寄出。如果無法立刻完成，也通常在隔天就會寄出，讓所有參與者或相關人士在記憶猶新時，就能再次確認電子郵件內容，且迅速展開行動。
5. 應該由誰發送會議摘要郵件？
如果這是公司內部會議，通常是由團隊的經理或領袖發送這封電子郵件。如果是與客戶的會議，那麼可以由專案經理或客戶服務經理寄送這封郵件。基本上來說，發起或組織這場會議的人就是寄送此郵件的最佳人選。
6. 會議摘要應該寄給哪些人？ 如果是公司內部會議，會議摘要應該寄給所有參與的人，以及沒參加但是應該知悉會議內容的人。如果是和客戶的外部會議，就可以把會議摘要寄給該客戶，然後附件寄給其他有參與會議的內部人士。如果是全公司的例行會議，那麼應該要把摘要寄給公司所有員工。
郵件會議摘要簡易模板
下面是一封會議摘要的簡單模板：
信件標題：專案會議摘要10/5
信件內容：
團隊的各位，午安
謝謝各位今天早上抽空參加專案會議，並分享您的各樣想法和意見。我們很開心可以看到專案正不停在進展中，要感謝各位的參與和付出。
在今天的會議中，我們討論了一些重要的進展，以及下周預先要處理的事項。下面是此 次會議摘要，請各位過目。
重要議題和決策
■ 議題一
■ 議題二
■ 決策一
■ 決策二
須完成的任務
■ 任務一
■ 任務二
若您有任何的疑問或感想，可以與您團隊的主管聯繫。下次的會議預計於10/20進行，到時候請您準時參與。
謝謝您
使用錄音筆協助，會議摘要更輕鬆
有時候會議開的很冗長，到會議結束時會難以記住所有的內容。到底哪些是重點，哪些可以刪掉，都覺得很混亂。這時候，不妨可以善用一些輔助工具。目前市面上販售的錄音筆或翻譯機，大多操作簡單，可以將整場會議進行錄音，而且只要簡單操作就可以將聲音轉成文字檔。另外，因為翻譯機支持一些主要外語，即使會議中有人講外文，也可以輕鬆轉存成文字檔。通常它們還具有翻譯功能，開會時沒有聽懂的內容，透過翻譯機的存檔和翻譯，會議後也可以從容整理成會議摘要，真的是非常方便。
下次要做會議摘要時，不妨試試看以上所提供的小撇步喔。
