平常開會壓力就不小，遇到和外國同事或客戶開視訊會議的話，壓力就更大了。因為線上會議畢竟沒有看到本人，隔著螢幕較不容易完整接收到對方的訊息，例如肢體語言或細微的神情反應。本篇文章要介紹您幾招高階經理人分享的排解會議壓力的方法，讓您與外國客戶進行線上會議時，可以更加得心應手。
線上會議前和進行時，都可善用正念呼吸法排解焦慮
什麼是正念？如何緩解視訊會議焦慮
首次聽到「正念」這個詞，好像會覺得有些玄妙。其實這不是什麼奇怪的宗教冥想，而是經過科學證實可以緩解焦慮，也是心理諮商師經常用來幫助人們放鬆心情的方法。所謂的「正念」(mindfulness)，指的是把當下繁雜的心思意念拉回到自己的呼吸韻律上，而藉由這樣做，可以暫時讓自己不去想煩惱的事情，讓心思只放在自己的身上或當下所處的環境上。讓心思意念回到較為中性或客觀的狀態，不做任何批判，進而緩解焦慮。
正念呼吸怎麼做？
正念呼吸就是結合正念的專注力和正確的呼吸方式，兩者結合可以更有效的放鬆情緒。接下來就介紹如何做正念呼吸。
1.先放鬆身體姿勢，記得不要駝背，以免壓迫到呼吸所需的胸腔
2.先按照平常那樣吸氣一次，不需要用力大口吸氣，只要氣息適量即可
3.接下來慢慢吐氣，直到覺得把肺中的氣息呼出大半。然後接著反覆進行吸氣與吐氣，讓呼吸維持在吸氣4秒吐氣6秒的韻律，吐氣時間比吸氣時間略長。
4.記得讓自己的思慮放在呼吸的韻律上，先不要去想工作或煩惱的事情
5.如此進行約5-10分鐘，即可停下來觀察看看，您應可發現心情較為恢復平靜
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視訊會議前先準備充足，利用會前會與主管先溝通
每個人都會希望自己在會議中提出的意見，可以獲得主管或客戶的青睞或採納。最想要避免的就是，自己的意見被忽視，客戶面有難色，甚至遭到強烈否決。因為擔心這樣的狀況，也會增加視訊會議的壓力。此時不妨可以採用「會前會」的方式，來讓會議進行的更順暢。
所謂的「會前會」，就是在會議開始前，先找幾位您覺得在會議中是重要決策者的主管或人士，請他們給你一些時間，簡單跟他們報告你即將在會議中提出的意見，並且聽聽看他們的想法。這樣做可以事先了解重要人士抱持什麼立場，有哪些人可能會支持你，有哪些人可能會持反對意見。如此一來，你可以提前做好心理的準備，或是準備好充分的報告資料，線上會議也就不會那麼慌張或壓力大了。
善用科技產品，一鍵就可錄音或翻譯
與外國客戶視訊會議時，會感到焦慮還有一大部分是因為擔心無法完全聽懂，或無法完整表達自己的意見。平常努力進修外語能力，當然是最好的解決方法之一，但是用非母語開會，還是難免會有些緊張。此時，不妨可以善用市面上提供的科技輔助工具，只要開會時身邊放著這些工具，可以讓緊張的心情大幅下降，而它們也確實能達到輔助的功效。
目前市面上販售的錄音筆或是翻譯機，有些具備非常強大的功能。只需要簡單的操作，就可以進行錄音，把整場會議完整錄製下來，而且可以在五秒內將聲音轉成文字檔。因為翻譯機支持一些主要外語，因此即使是與外國客戶的視訊會議，也可以從容錄製且轉成文字檔。此外，它還具有翻譯功能，開會時沒有即時聽懂的內容，透過翻譯機的存檔和翻譯，就可以輕鬆了解，對於害怕外國視訊會議的人，真的是非常得力助手。
超好評錄音筆：科大訊飛錄音筆SR702 https://www.papichang.com/products/iflytek-ai-recorder-sr702
功能強大翻譯機：科大訊飛翻譯機4.0 https://www.papichang.com/products/iflytek-translation-40
以上介紹給您的，就是幾招可以減輕線上會議壓力，且提高開會收穫和效率的方法。別忘了，放鬆心情，事先做好準備，善用好的工具，就是進行一場好會議的不二法門。
